-
S1-3
System zarządzania negatywnymi wpływami
Grupa PZU zarządza negatywnymi wpływami na własnych pracowników, przez zarówno mechanizmy prewencyjne, jak i procedury interwencyjne. Pozwala to na reagowanie na nieprawidłowości i wdrażanie działań naprawczych, mających na celu eliminację problemów oraz poprawę warunków pracy.
W celu zapewnienia możliwości zgłaszania naruszeń istnieją następujące mechanizmy:
- wewnętrzny system zgłoszeń – pracownicy mogą anonimowo lub jawnie zgłaszać wszelkie nieprawidłowości za pośrednictwem linii etycznej, dedykowanych skrzynek zgłoszeniowych oraz kontaktu z Biurem Compliance
- system przeciwdziałania mobbingowi i dyskryminacji – wprowadzone procedury pozwalają na szybkie rozpatrywanie skarg oraz podejmowanie działań korygujących. W szczególności powołano specjalne zespoły ds. przeciwdziałania mobbingowi, które analizują zgłoszenia i wdrażają środki zaradcze, takie jak mediacje, szkolenia z zakresu komunikacji oraz reorganizację zespołów w razie potrzeby
- polityki dotyczące zgłaszania naruszeń i ochrony sygnalistów – Grupa PZU zapewnia pełną ochronę przed działaniami odwetowymi dla pracowników zgłaszających naruszenia. Mechanizmy ochrony są poddawane regularnym audytom wewnętrznym, w celu monitorowania ich skuteczności i eliminacji potencjalnych przypadków represji wobec zgłaszających
- dialog społeczny – regularne konsultacje z przedstawicielami pracowników i związkami zawodowymi pozwalają monitorować skuteczność działań prewencyjnych oraz podejmować adekwatne środki naprawcze. Opinie zgłaszane przez pracowników są analizowane i wdrażane m.in. w formie zmian w politykach HR, procedurach pracy oraz systemach wynagradzania.
Kanały zgłaszania problemów i mechanizmy interwencyjne
Pracownicy Grupy PZU mają możliwość zgłaszania problemów za pomocą różnych mechanizmów komunikacyjnych:
- bezpośredni kontakt z przełożonymi lub działem HR –szybkie zgłaszanie problemów organizacyjnych oraz indywidualnych
- system zgłaszania naruszeń – obejmuje infolinię i dedykowane skrzynki e-mailowe, umożliwiające poufne zgłaszanie nieprawidłowości. Każde zgłoszenie jest rejestrowane i klasyfikowane według kategorii, takich jak: pilność, wpływ na organizację oraz potencjalne konsekwencje dla pracowników
- anonimowe zgłaszanie problemów – zapewnia ochronę tożsamości pracowników zgłaszających naruszenia, a dodatkowo umożliwia śledzenie statusu zgłoszenia
- wewnętrzne procedury rozpatrywania skarg i mediacji – umożliwiają rozwiązywanie konfliktów w sposób zgodny z zasadami etyki i regulacjami wewnętrznymi.
W Grupie PZU pracownicy mają dostęp do mechanizmów stron trzecich, które umożliwiają im zgłaszanie naruszeń swoich praw. Każdy zatrudniony w Polsce ma prawo skierować sprawę do Państwowej Inspekcji Pracy lub dochodzić swoich praw na drodze sądowej, jeśli uzna, że zostały one naruszone.
Oprócz zewnętrznych instytucji, PZU zapewnia także szerokie wewnętrzne mechanizmy wsparcia. Przykładem jest projekt #rozmawiajMY, który umożliwia pracownikom kontakt ze specjalistami HR w celu rozwiązania problemów zawodowych i organizacyjnych. Dodatkowo, w strukturach HR wyodrębnione zostały stanowiska ds. dialogu społecznego, które organizują spotkania Zarządów i kadry kierowniczej ze związkami zawodowymi oraz konsultacje dotyczące kluczowych zmian i inicjatyw wpływających na sytuację pracowników.
Ocena poziomu świadomości i zaufania pracowników do procesów komunikacji
Grupa PZU stosuje różne mechanizmy w celu śledzenia i monitorowania zgłaszanych przez pracowników kwestii. W ramach tych działań analizowane są wyniki cyklicznych badań nastrojów i potrzeb pracowniczych, co pozwala na ocenę środowiska pracy, poziomu zaangażowania oraz występujących trendów. Ważnym elementem monitorowania jest również gromadzenie informacji zwrotnych od przedstawicieli pracowników, w tym związków zawodowych, co umożliwia ocenę skuteczności podejmowanych działań. Dodatkowo, regularnie przeprowadzana jest ewaluacja mechanizmów zgłaszania, gdzie analizuje się liczbę zgłoszeń oraz czas reakcji, co pozwala na optymalizację procesów zarządzania zgłoszeniami. W ramach wewnętrznych procedur zgłoszenia są rejestrowane, analizowane i przekazywane do odpowiednich jednostek zgodnie z ich kompetencjami, a stan realizacji rekomendacji jest monitorowany.
W celu zapewnienia efektywności dostępnych kanałów monitorowane jest ich wykorzystanie zgłaszania, analizowane są sposoby korzystania z dostępnych narzędzi oraz ich efektywność pod kątem liczby zgłoszeń i czasu reakcji. Organizowane są również szkolenia i kampanie edukacyjne promujące różne kanały kontaktu z osobami, które mogą udzielić wsparcia w przypadku podejrzenia naruszeń.
System ochrony sygnalistów stanowi istotny element polityki zgłaszania, co buduje zaufanie do systemu i zapewnia bezpieczeństwo zgłaszającym. Transparentność działań osiągana jest przez raportowanie zagregowanych danych dotyczących zgłoszonych nieprawidłowości Zarządowi i Radzie Nadzorczej. W ramach wdrożenia systemów rejestracji zgłoszeń gwarantuje, że każda zgłoszona sprawa podlega indywidualnemu rozpatrzeniu, a jej przebieg jest dokumentowany, co zwiększa skuteczność monitorowania.
Polityki dotyczące zgłaszania naruszeń i ochrony sygnalistów precyzują zasady działania, które gwarantują pracownikom bezpieczeństwo oraz możliwość skutecznego zgłaszania nieprawidłowości. Regularne badania, szkolenia oraz monitoring zgłoszeń pozwalają na bieżącą ocenę skuteczności i dostosowanie mechanizmów do potrzeb pracowników.
W przypadkach stwierdzenia istotnego negatywnego wpływu na pracowników Grupa PZU podejmuje następujące, adekwatne do danego przypadku działania, w oparciu o dostępne narzędzia:
- modyfikacja procedur i praktyk zarządzania – zmiana procesów operacyjnych w celu eliminacji zidentyfikowanych problemów
- działania szkoleniowe z zakresu etyki, równego traktowania oraz ochrony praw pracowniczych. Szkolenia obejmują zarówno pracowników operacyjnych, jak i kadrę menedżerską, zwiększając świadomość na temat skutecznych metod rozwiązywania konfliktów
- rekompensaty finansowe i świadczenia dodatkowe – w uzasadnionych przypadkach dodatkowe świadczenia dla poszkodowanych pracowników. Przyznanie rekompensat finansowych następuje zgodnie z określonymi procedurami, które uwzględniały skalę naruszenia, jego skutki dla pracownika oraz rekomendacje komisji oceniającej
- monitorowanie skuteczności działań – systematyczne analizy oraz raportowanie skuteczności wdrożonych działań naprawczych. W tym celu przeprowadzane są regularne audyty systemu zgłaszania problemów oraz oceniana jest ich efektywność przez ankiety wśród pracowników.
Działania prewencyjne w celu zapobiegania przyszłym naruszeniom
Grupa PZU posiada szereg środków zapobiegających występowaniu podobnych naruszeń w przyszłości:
- zmiany w procedurach pracy – uproszczenie i zwiększenie transparentności procesów decyzyjnych oraz zasad wewnętrznych
- nowe programy szkoleniowe – wdrożenie dodatkowych modułów edukacyjnych dotyczących przestrzegania zasad etyki, równego traktowania i odpowiedzialności zawodowej
- stały monitoring warunków pracy – wprowadzenie systemu regularnych audytów oraz ewaluacji wpływu zmian organizacyjnych na zatrudnionych pracowników.
Grupa PZU posiada szeroki zakres mechanizmów mających na celu zapobieganie negatywnym wpływom na pracowników oraz skuteczne reagowanie na zgłaszane przypadki. Transparentność działań, wdrożone procedury oraz ciągłe doskonalenie praktyk zarządczych stanowią fundament systemu naprawczego organizacji. System ten obejmuje nie tylko reagowanie na zgłoszone przypadki, ale również regularne monitorowanie efektywności wdrażanych działań, zapobieganie przyszłym naruszeniom oraz dostosowywanie strategii HR do aktualnych potrzeb pracowników.