Największą grupę dostawców stanowią kontrahenci dla zakupów z obszarów IT, nieruchomości, mediów i energii. Spektrum przedmiotowe dostawców jest szerokie, tj. od bardzo kompleksowych zamówień w technologii informatycznych i doradztwa, przez konwencjonalne towary i usługi.
Normy i standardy
Grupa PZU prowadzi działalność biznesową z poszanowaniem wszelkich przepisów prawa, zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, praw człowieka i ochrony zdrowia. Realizowanymi działaniami przyczynia się do kształtowania postaw dostawców.
Polityka zakupowa
Polityka zakupowa w Grupie PZU określa podstawowe zasady procesu wyboru dostawców towarów i usług, a także zasady współpracy i wymiany informacji w obszarze zakupów w Grupie PZU. Obowiązuje ona wszystkie spółki z Grupy PZU, które są stroną porozumienia z 21 marca 2017 roku w sprawie zasad współpracy w Grupie PZU m.in.: PZU Zdrowie, LINK4, TUW PZUW, TFI PZU, PTE PZU, PZU Pomoc, PZU Centrum Operacji, a także spółki Grupy PZU w krajach bałtyckich i w Ukrainie. Bank Pekao oraz Alior Bank obowiązuje porozumienie z PZU o współpracy w ramach obszaru zakupów, którego przedmiotem jest współpraca w celu realizacji synergii zakupowych, wymiany informacji o rynku dostawców i kluczowych zmiennych warunków umów, a także współpraca w obszarze procedur, procesów i narzędzi zakupowych.
Proces zakupowy prowadzony jest w sposób gwarantujący zachowanie zasad uczciwej konkurencji, zaś podmiot zawierający umowę z dostawcą zapewnia w tej umowie możliwość przekazywania informacji o treści umowy do PZU.
Procedura zarządzania dostawcami
W PZU i PZU Życie obowiązuje Procedura zarządzania dostawcami w obszarze rejestracji, weryfikacji i kwalifikacji dostawców. Zgodnie z nią wpis dostawcy na Listę Kwalifikowanych Dostawców poprzedzają procesy rejestracji, weryfikacji i kwalifikacji dostawcy.
Dostawca rejestruje się w Bazie Dostawców z własnej inicjatywy lub na zaproszenie pracownika PZU, jeśli nie jest jeszcze wpisany na Listę Kwalifikowanych Dostawców. Wypełnia formularz z danymi i składa oświadczenia o zapoznaniu się i akceptacji „Kodeksu Postępowania i Dobrych Praktyk ESG Dostawców Grupy PZU”.
Pracownik Zespołu Kwalifikacji i Oceny Dostawców w PZU weryfikuje dane i dokumenty zawarte w formularzu, zbiera opinie wewnątrz organizacji. Następnie decyduje o rozpoczęciu procesu kwalifikacji Dostawcy lub jego odrzuceniu.
Polega na ocenie zebranych danych lub dokumentów w odniesieniu do konkretnej kategorii zakupowej. Decyzję o zakwalifikowaniu podejmuje pracownik, a zatwierdza ją kierownik.
| Status Dostawcy | 2023 | 2024 |
|---|---|---|
| Zarejestrowany | 927 | 1 089 |
| Zakwalifikowany | 1 573 | 2 009 |
Procedura wyboru dostawców
"Procedura wyboru Dostawców towarów i usług” określa zasady i sposób przeprowadzenia procesu wyboru dostawców w PZU i PZU Życie.
Zgodnie z tym dokumentem wybór dostawcy jest realizowany w trybie:
- postępowania przetargowego;
- negocjacji;
- zamówienia z wolnej ręki.
Dokumentacja związana z procesem wyboru dostawcy, w tym: zapotrzebowanie, zaproszenie do postępowania przetargowego i inne dokumenty przetargowe, złożone oferty, dokumenty związane z podejmowaniem decyzji przez komisję przetargową lub zespół negocjacyjny i protokół wyboru dostawcy jest przechowywana przez Biuro Zakupów albo jednostkę spółki samodzielnie dokonującą wyboru co najmniej przez cały okres współpracy z wybranym dostawcą, a następnie jest archiwizowana na zasadach obowiązujących w spółce. Biuro Zakupów ma prawo do weryfikacji zgłoszonego zapotrzebowania pod kątem celowości zakupu oraz opisu przedmiotu zakupu.
| Status Dostawcy | 2023 | 2024 |
|---|---|---|
| Zakończone przez Biuro Zakupów postępowania zakupowe (przetargi, negocjacje, zamówienia z wolnej ręki, zapytania o informację – RFI) w PZU i PZU Życie | 319 | 299 |
| Łącznie zawartych umów z Dostawcami w PZU i PZU Życie | 8 616 | 9 646 |
Kodeks Postępowania i Dobrych Praktyk ESG Dostawców Grupy PZU
Każda firma chcąca podjąć współpracę z PZU, zapoznaje się z „Kodeksem Postępowania i Dobrych Praktyk ESG Dostawców Grupy PZU” i akceptuje jego treść na etapie składania Formularza Rejestracji Dostawcy, w celu dokonania wpisu na Listę Kwalifikowanych Dostawców. Kodeks stanowi zbiór zasad zarówno dla Grupy PZU, jak i dla wszystkich jej dostawców. Prowadzenie działalności zgodnie z tymi zasadami oraz promowanie jego wartości jest ważnym kryterium oceny potencjalnych kontrahentów. Podpisanie oświadczenia o zapoznaniu się z treścią Kodeksu oraz akceptacja jego zapisów są również elementem składanych przez Dostawców ofert.
Kodeks definiuje wymagania wobec dostawców w obszarze, środowiska, otoczenia społecznego i ładu korporacyjnego.
Grupa PZU oczekuje od Dostawców respektowania praw człowieka, w tym:
- zapewnienia pracownikom bezpiecznych i ergonomicznych warunków pracy;
- gwarancji godziwego wynagrodzenie oraz poszanowania prawa do wolności zrzeszania się;
- braku tolerancji jakichkolwiek form pracy niewolniczej i przymusowej;
- przestrzegania obowiązujących przepisów dotyczących zakazu pracy dzieci;
- zapewnienia rozwoju kompetencji pracowników;
- dbałości o równowagę między życiem zawodowym i prywatnym;
- równego traktowania w miejscu pracy i niestosowania żadnych praktyk dyskryminujących ze względu na wiek, płeć, niepełnosprawność czy przynależność rasową;
- bezwzględnie zakazuje mobbingu i innych form nękania.
Grupa PZU oczekuje od Dostawców przestrzegania zasad dotyczących ochrony środowiska naturalnego i przeciwdziałania zmianom klimatu, w tym:
- dążenia do recyklingu surowców wtórnych, zmniejszania ilości produkowanych odpadów i segregacji już wytworzonych;
- minimalizacji emisji gazów cieplarnianych, spalin i pyłów;
- racjonalnego wykorzystywania energii elektrycznej i cieplnej;
- dążenia do wykorzystania energii ze źródeł odnawialnych;
- uczestnictwa w działaniach na rzecz ochrony środowiska i odnowy bioróżnorodności;
- promowania pro ekologicznych postaw.
Grupa PZU oczekuje od Dostawców najwyższych standardów ochrony danych osobowych, oraz:
- stosowania najwyższych standardów biznesowych w zakresie zasad uczciwej i wolnej konkurencji oraz rzetelności i wiarygodności w komunikacji z klientem;
- przestrzegania zasad wynikających ze standardów antykorupcyjnych, określonych w Grupie PZU;
- ochrony i nie ujawniania informacji poufnych uzyskanych w toku współpracy;
- przeciwdziałania konfliktowi interesów;
- respektuje własność intelektualną, osobistą i majątkową praw autorskich.
Przeciwdziałanie korupcji i konfliktowi interesów
Kodeks Postępowania i Dobrych Praktyk ESG Dostawców Grupy PZU stanowi o przeciwdziałaniu korupcji i konfliktowi interesów. Do czynności z tym związanych zobowiązani są również Dostawcy poprzez zakaz przekazywania lub oferowania komukolwiek nienależnych korzyści w zamian za określone działanie, czy też zaniechanie działania. Dostawca respektujący Kodeks unika i zapobiega sytuacjom sprzyjającym powstaniu konfliktu interesów, zarówno w procesie ubiegania się o współpracę z Grupą PZU, jak i w trakcie późniejszego jej trwania.
Ocena ryzyka korupcji to stały element procesu zakupowego. Każdy potencjalny dostawca podlega ocenie ryzyka korupcji na podstawie odpowiedniego kwestionariusza oceny ryzyka. Ponadto zgodnie z Programem antykorupcyjny PZU SA i PZU Życie , każda umowa o współpracy PZU z partnerem biznesowym powinna zawierać klauzule antykorupcyjne. Jedna z klauzul stanowi potwierdzenie akceptacji przez dostawcę standardów antykorupcyjnych obowiązujących w PZU. Zgodnie z wewnętrznymi procedurami podmioty współpracujące z PZU i PZU Życie są informowane o obowiązującym w spółce „Programie antykorupcyjnym”.
Niezależnie od powyższego, wyższa kadra kierownicza zaangażowana w proces zakupowy, składa oświadczenia w zakresie relacji biznesowych i osobistych z dostawcą rekomendowanym w danym postępowaniu zakupowym.
Audyty dostawców z elementami ESG
Zespół Audytu Dostawców zajmuje się przeprowadzaniem audytów biznesowych, zarówno tych dostawców, którzy mają zawartą umowę z PZU lub z PZU Życie lub z dwoma spółkami, jak i będących potencjalnymi kontrahentami Grupy PZU. Audyty dostawców realizowane są zgodnie z określonymi priorytetami i kryteriami.
- okresowe – mają na celu cykliczne sprawdzanie dostawców, z którymi współpracuje Grupa PZU. Przeprowadzane są według wcześniej ustalonego planu;
- doraźne – wykonywane są na zlecenie, np. w sytuacji, gdy określony dostawca wymaga pilnego sprawdzenia ze względu na problemy we współpracy lub w ramach sprawdzenia nowego dostawcy.
Audyt dostawcy może być zrealizowany w zakresie podstawowym. Obejmuje wtedy: diagnozę dostawcy przy wykorzystaniu informacji z wewnątrz oraz zewnątrz organizacji, zdalne przeprowadzenie audytu przy użyciu skróconego formularza audytowego wypełnionego przez dostawcę i zamknięcie całego procesu poprzez sporządzenie raportu końcowego i ewentualnej listy zaleceń. Rozszerzona wersja audytu obejmuje audyt na miejscu u dostawcy. Wykorzystuje się w nim więc pełny formularz audytowy wypełniony na miejscu bądź bezpośrednio po wizycie. W audycie rozszerzonym może uczestniczyć także przedstawiciel jednostki merytorycznej. W obu przypadkach tematyka audytu obejmuje między innymi tematy związane z ochroną danych, w tym ochroną danych osobowych oraz ochroną środowiska w zakresie gospodarki zarządzania odpadami. Począwszy od 2022 roku, uwzględnione są również tematy związane z prawami człowieka, prawami pracownika oraz ochroną środowiska pod kątem gospodarki energetycznej, wodnej i zarządzania produkcją.
Od 2023 roku obszar ESG jest obligatoryjny w ramach audytu dostawców. W przypadku stwierdzenia poważnych naruszeń ze strony dostawcy lub braku wymaganych standardów związanych z poszanowaniem praw człowieka bądź środowiska naturalnego mogą zostać sformułowane stosowne zalecenia dla dostawcy. Na ich podstawie może być przygotowany, wdrożony i monitorowany plan ograniczenia zidentyfikowanego ryzyka.