Prewencja i procesy identyfikacji incydentów

„Kodeks Postępowania Grupy Pekao” stanowi zbiór zasad i norm postępowania mających na celu wspieranie tworzenia transparentnej i odpowiedzialnej organizacji. Zawiera kluczowe wartości, które wyznaczają standard postępowania w Banku Pekao i jego spółkach zależnych. Bank promuje rozwój kultury organizacyjnej, w tym celu organizowane są obowiązkowe szkolenia dla nowozatrudnionych pracowników.

„Kodeks Postępowania Grupy Pekao” jest opublikowany na stronie internetowej Banku. Dodatkowo, każdy pracownik jest zobowiązany do zapoznania się z jego treścią w ramach obowiązkowych szkoleń dostępnych na platformie e-learningowej.

Kodeks uzupełnia „Kodeks Etyki Bankowej Związku Banków Polskich”. Dokument ten stanowi zbiór zasad związanych z działalnością banków, określając normy postępowania dla banków, ich pracowników oraz osób i podmiotów działających w ich imieniu. Kodeks służy jako drogowskaz dla prowadzenia działalności w sposób etyczny i zgodny z dobrymi praktykami bankowymi oraz ma na celu budowanie zaufania do sektora bankowego i jego reputacji. Dotyczy on Banku Pekao, pracowników banków oraz osób lub podmiotów, za pośrednictwem których Bank Pekao wykonuje czynności bankowe.

Zasady zawarte w „Kodeksie Etyki” stanowią fundament dla budowania skutecznego ładu wewnętrznego w Banku, a opracowane na ich podstawie zasady postępowania kształtują odpowiedzialne i etyczne postawy wśród pracowników. Każdy pracownik Banku ma obowiązek znać postanowienia „Kodeksu Etyki”, stosować je na co dzień i aktywnie reagować na podejrzenie ich naruszenia. Zarząd Banku odpowiada za kształtowanie świadomości etycznego prowadzenia biznesu a swoimi działaniami i postępowaniem promuje przyjęte wysokie standardy etyczne i zawodowe, w tym w szczególności świadomość znaczenia ryzyka w działalności prowadzonej przez Bank oraz kultury ryzyka. Kadra menedżerska odpowiada za promowanie, wdrażanie i przestrzeganie zasad etyki a swoją postawą kreuje system wartości Banku i kulturę organizacyjną, wpływa na rozpowszechniane wzorce i praktykowane standardy zarówno wobec pracowników jak i interesariuszy Banku.

Podmioty Grupy PZU wdrożyły polityki i programy antykorupcyjne (polityki i regulacje w tym zakresie zostały wskazane w rozdziale „Polityki związane z postępowaniem w biznesie i kultura korporacyjna”), określające zasady zarządzania ryzykiem korupcji, identyfikacji, ograniczania i monitoringu tego ryzyka. Programy i polityki obejmują między innymi:

• regulacje dotyczące odpowiedzialności poszczególnych jednostek organizacyjnych;
• transparentne zasady rekrutacji, awansowania i wynagradzania, mające na celu eliminację mechanizmów korupcyjnych w procesach kadrowych;
• zarządzanie konfliktami interesów, w tym procedury dotyczące unikania sytuacji mogących prowadzić do nadużyć oraz zasady przyjmowania i wręczania prezentów, które są ściśle regulowane i raportowane;
• uwzględnienie ryzyka korupcji w procesach zawierania umów z partnerami biznesowymi, przez systemową analizę kontrahentów oraz wprowadzenie klauzul antykorupcyjnych do umów.

W Grupie PZU zostały wdrożone mechanizmy zapewniające anonimowe zgłaszanie przypadków korupcji i przekupstwa.

Grupa PZU stosuje proces zgłaszania incydentów korupcyjnych organom administrującym, zarządzającym i nadzorczym, który jest realizowany na poziomie poszczególnych spółek wchodzących w skład Grupy PZU. W ramach tego procesu jednostki odpowiedzialne za zgodność (compliance) w poszczególnych podmiotach przygotowują cykliczne raporty dotyczące wyników dochodzeń, stwierdzonych nieprawidłowości oraz ryzyka braku zgodności.

Raporty te są przekazywane do Zarządów oraz rad nadzorczych spółek, a także do innych odpowiednich organów, takich jak np. komitety ryzyka, w zależności od charakteru i rodzaju raportowanych informacji. Raporty dotyczące incydentów korupcji lub nieprawidłowości są przedkładane po zakończeniu postępowania wyjaśniającego Zarządowi oraz Radzie Nadzorczej.

Zgodnie z przyjętymi zasadami w Grupie PZU, osoby prowadzące dochodzenie w sprawach związanych z korupcją lub przekupstwem są autonomiczne wobec struktur zarządczych zaangażowanych w zapobieganie i wykrywanie tych zjawisk. W strukturze Grupy PZU postępowania wyjaśniające są prowadzone przez dedykowane osoby lub zespoły, na przykład w ramach Biura Compliance, które są wyodrębnionymi jednostkami organizacyjnymi.

Pracownicy Grupy PZU otrzymują informacje o nowych lub zmienionych dokumentach antykorupcyjnych za pośrednictwem poczty elektronicznej. Polityki są również dostępne w wewnętrznej sieci intranet oraz publikowane na stronie internetowej PZU, aby informować klientów, dostawców i innych partnerów. Ponadto, w ramach szkoleń dotyczących ryzyka operacyjnego omawiane są procedury zgłaszania nieprawidłowości.

Pracownicy Grupy PZU są objęci szkoleniami, których celem jest zapoznanie pracowników z procedurami i politykami przeciwdziałania korupcji, począwszy od osób rozpoczynających pracę, po stałych pracowników.

Szkolenia dla osób przystępujących do pracy (onboardingowe) obejmują podstawowe tematy związane z tematyką compliance, w tym przyjmowanie i wręczanie prezentów, zarządzanie konfliktem interesów oraz procedurę zgłaszania nieprawidłowości. Szkolenie to wprowadza pracowników w zasady przeciwdziałania korupcji i przekupstwu.

Szkolenia e-learningowe są obowiązkowe dla wszystkich pracowników i obejmują informacje na temat ryzyka korupcji, zasad zapobiegania korupcji, zarządzania konfliktem interesów oraz postępowania w przypadku zidentyfikowania ryzyka korupcji. Szkolenia zawierają również procedury związane z przyjmowaniem i wręczaniem prezentów, darowiznami, sponsoringiem oraz zamówieniami publicznymi.

Szkolenia uzupełniane są przez cykliczne przypomnienia dotyczące obowiązujących procedur, które są dostępne w systemach intranetowych oraz w formie multimedialnych prezentacji. Po zakończeniu szkoleń, przeprowadzane są testy sprawdzające, które pozwalają na weryfikację zdobytej wiedzy.

W większości spółek z Grupy PZU (wyłączenia poniżej), szkoleniami z zakresu przeciwdziałania korupcji objęci są także członkowie Zarządu i Rad Nadzorczych.

Osobne podejścia w zakresie szkoleń obejmują w szczególności: PZU Finanse – Zarząd nie podlega szkoleniom, Rada Nadzorcza Banku Pekao – nie jest objęta szkoleniami z zakresu przeciwdziałania korupcji, Rady Nadzorcze Armatury Kraków i Tower Inwestycje – nie są objęte programem szkoleń lecz otrzymują obowiązujące dokumenty i zasady oraz oświadczają znajomość procedur, Lietuvos Draudimas – oddział w Estonii – szkolenie dla członków Zarządu i Rady Nadzorczej leży w gestii Lietuvos Draudimas, ponieważ jest to oddział i nie posiada oddzielnych organów.

Rodzaje szkoleń z zakresu przeciwdziałania korupcji i przekupstwu w Grupie PZU *)

W Grupie PZU nie została ustanowiona definicja funkcji szczególnie narażonych na ryzyko korupcji. Wszyscy pracownicy, bez względu na pełnioną funkcję są objęci szkoleniami antykorupcyjnymi. Wewnętrzne reguły definiujące takie funkcje są stosowane jedynie w Armatura Kraków i BALTA. Oba te podmioty objęły 100%  funkcji narażonych na ryzyko szkoleniami antykorupcyjnymi.