Zarządzanie konfliktem interesów
Konflikt interesów
PZU w prowadzonej działalności unika konfliktu interesów, rozumianego jako sytuacje, w których dochodzi lub może dojść do sprzeczności pomiędzy interesem prawnym, finansowym lub innym prawnie chronionym:
- PZU lub osoby powiązanej z PZU (tj. członek Zarządu, pracownik PZU, podmiot świadczący usługi na rzecz PZU) a klienta;
- osoby powiązanej z PZU a PZU. W tym celu w PZU obowiązują Zasady zarządzania konfliktem interesów.
W PZU obowiązują „Zasady zarządzania konfliktem interesów”. Regulacja ma na celu zapewnienie profesjonalnego, rzetelnego i uczciwego traktowania wszystkich klientów i osób powiązanych ze spółką w przypadku konfliktu interesów. Zgodnie z tą regulacją pracownik powinien zawiadomić o potencjalnym konflikcie interesów swojego przełożonego oraz jednostkę ds. zgodności z przepisami (compliance) w danej spółce, by mogła ona opisaną sytuację dokładnie przeanalizować pod kątem ryzyka. W przypadku zidentyfikowania potencjalnego lub rzeczywistego konfliktu interesów, stosowane są mechanizmy mitygujące w celu wyeliminowania lub ograniczenia konfliktu interesów i przeciwdziałania jego negatywnym skutkom. Prowadzony jest również rejestr konfliktu interesów. PZU ogranicza możliwości powstania konfliktu interesów oraz przeciwdziała następstwom jego wystąpienia, w szczególności przez:
- informowanie klientów korzystających z instrumentów finansowych o przyjętych przepisach dotyczących zarządzania konfliktami interesów;
- działanie w interesie klienta i propagowanie wśród osób powiązanych z PZU uczestniczących w cyklu życia produktu uczciwego, sprawiedliwego i profesjonalnego postępowania;
- ograniczanie zakresu osób posiadających dostęp do określonych informacji i zasobów;
- egzekwowanie od osób powiązanych z PZU przestrzegania ograniczeń dotyczących przyjmowania i wręczania prezentów w relacjach biznesowych;
- ograniczanie możliwości reprezentowania interesów PZU przez pracowników, którzy są powiązani z osobami, z którymi PZU utrzymują relacje biznesowe;
- ograniczenie i monitorowanie realizacji przez pracowników i członków Zarządu w szczególności odpowiedzialnych za działalność lokacyjną niektórych transakcji zawieranych na rachunek własny, w szczególności poprzez zakaz zawierania transakcji związanych z ujawnieniem lub wykorzystaniem informacji o instrumentach finansowych, które stanowią naruszenie przepisów prawa powszechnie obowiązującego;
- zawieranie umów o zakazie konkurencji z pracownikami mającymi dostępem do istotnych informacji chronionych dotyczących PZU.
W ramach ograniczenia ryzyka powstania konfliktu interesów, członkowie organów PZU mają obowiązek
- unikania działań mogących powodować wystąpienie konfliktu interesów;
- podejmowania niezbędnych działań w celu identyfikacji konfliktu interesów;
- uzyskania zgody (odpowiednio zarządu lub rady nadzorczej lub walnego zgromadzenia) na członkostwo w radach nadzorczych lub zarządach spółek publicznych innych niż spółki Grupy PZU, oraz podmiotów, których działalność potencjalnie może zostać uznana za działalność konkurencyjną;
- dążenia do wyeliminowania bądź ograniczenia negatywnego wpływu konfliktu interesów na funkcjonowanie spółki Grupy PZU oraz jej relacji z pozostałymi spółkami Grupy PZU, klientami i innymi podmiotami zewnętrznymi;
- informowania (odpowiednio zarządu lub rady nadzorczej lub walnego zgromadzenia) o zaistniałym konflikcie interesów lub możliwości jego powstania oraz powstrzymywania się od zabierania głosu w dyskusji oraz od udziału w głosowaniu w sprawie, w której zaistniał konflikt interesów;
- informowania jednostki ds. zgodności z przepisami (compliance) o możliwości zaistnienia konfliktu interesów oraz podjętych działaniach.
Kwestie ewentualnego konfliktu interesów członków Zarządu oraz Rady Nadzorczej są również poddawane analizie w ramach oceny odpowiedniości przed powołaniem do tych organów oraz w ramach cyklicznych wtórnych ocen odpowiedniości. Przeprowadzana jest także coroczna analiza dodatkowych aktywności członków organów.
Przyjmowanie i wręczanie prezentów
Zasady funkcjonujące w PZU regulują w sposób transparentny i bardzo szczegółowy, kategorie i rodzaje prezentów, w tym prezenty dopuszczalne i niedopuszczalne, określają tryb postępowania w przypadku przyjmowania lub wręczania prezentów i zasady ich rejestrowania.
Dokumentacja cen transferowych
Transakcje podmiotów z Grupy PZU z podmiotami powiązanymi zawierane są na zasadach rynkowych, niezależnie od ich wartości. Dotyczy to zarówno transakcji realizowanych w ramach Podatkowej Grupy Kapitałowej PZU (PGK PZU), jak i transakcji zawieranych z podmiotami powiązanymi spoza PGK PZU. W Grupie PZU obowiązują Procedury cen transferowych, przyjęte uchwałą Zarządów, które określają zasady przeprowadzania analiz oraz sporządzania dokumentacji w tym zakresie.
Procedura cen transferowych zakłada, że każda transakcja zawierana z podmiotami powiązanymi, zarówno wewnątrz PGK PZU, jak i poza nią, podlega wstępnej analizie pod kątem przepisów o cenach transferowych. Analiza ta obejmuje ocenę konieczności sporządzenia uzasadnienia lub analizy rynkowego charakteru warunków transakcji.
W przypadku transakcji objętych obowiązkiem dokumentacyjnym zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych, Biuro Polityki Podatkowej we współpracy z jednostkami merytorycznymi przygotowuje lokalną dokumentację cen transferowych. Dokumentacja ta dotyczy transakcji realizowanych z podmiotami spoza PGK PZU oraz podmiotami, które nie korzystają ze zwolnień przewidzianych w ustawie. Transakcje podlegające obowiązkowi dokumentacyjnemu oraz te korzystające z tzw. zwolnienia krajowego są następnie raportowane w ustawowym terminie do organów skarbowych w informacji TPR-C składanej przez PZU.
Dodatkowo, Biuro Polityki Podatkowej PZU sporządza Dokumentację Grupową (Masterfile) dla całej Grupy PZU, zapewniając kompleksową zgodność z przepisami podatkowymi. Ponadto, PZU jako jednostka dominująca Grupy PZU składa w odpowiednim terminie informację o grupie podmiotów CBC-R.
Ponadto zgodnie z innymi procedurami PZU, jeśli wartość transakcji z podmiotem powiązanym przekracza 5% sumy aktywów, Rada Nadzorcza PZU zobowiązana jest do podjęcia decyzji o wyrażeniu zgody na jej zawarcie. Rada Nadzorcza ma także możliwość skorzystania z opinii zewnętrznych ekspertów w zakresie wyceny oraz analizy skutków ekonomicznych danej transakcji.
Dokumentacja Cen Transferowych w 2024 roku przygotowywana była zgodnie zasadami przedstawionymi w tabeli obok.
| Dokumentacja Cen Transferowych | Podmioty odpowiedzialne | Jednostka sporządzająca | Termin sporządzenia Dokumentacji |
| Analiza porównawcza
Opis zgodności warunków transakcji z warunkami rynkowymi |
Jednostki merytoryczne odpowiedzialne za zawarcie transakcji niezależnie od jej wartości | Jednostki Merytoryczne ze wsparciem Biura Polityki Podatkowej | przed zawarciem Transakcji |
| Dokumentacja Lokalna | Podmioty Powiązane, które zawarły Transakcję o wartości przekraczającej Próg Dokumentacyjny | Biuro Polityki Podatkowej | do 31 października 2024 roku |
| Dokumentacja Grupowa | Podmioty konsolidowane metodą pełną lub proporcjonalną, jeśli należą do grupy, dla której jest sporządzane skonsolidowane sprawozdanie finansowe, której skonsolidowane przychody przekroczyły w poprzednim roku podatkowym kwotę 200.000.000 zł lub jej równowartość | Biuro Polityki Podatkowej | do 31 grudnia 2024 roku |
| Informacja TPR-C | Podmioty zobligowane do sporządzenia lokalnej dokumentacji cen transferowych i/lub zawierające transakcje kontrolowane o wartości przekraczającej progi dokumentacyjne ale korzystające ze zwolnień z przygotowania dokumentacji wskazanych w ustawie | Biuro Polityki Podatkowej | do 30 listopada 2024 roku |
| Informacja CBC-R | Podmioty konsolidowane metodą pełną lub proporcjonalną, jeśli należą do grupy, dla której jest sporządzane skonsolidowane sprawozdanie finansowe, której skonsolidowane przychody przekroczyły w poprzednim roku podatkowym kwotę 750 000 000 EUR lub jej równowartość w złotych | Biuro Polityki Podatkowej | do 31 grudnia 2024 roku |